Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων: Υποχρεώσεις δημοσίων υπηρεσιών-Εγγραφα δεκτά με mail-fax

Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων: Υποχρεώσεις δημοσίων υπηρεσιών – Ποια έγγραφα, πληροφορίες, δεδομένα, γίνονται δεκτά μέσω mail, fax.

Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων

Εγκύκλιο απέστειλε σε όλα τα Υπουργεία το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης αναφορικά με την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων μεταξύ των φορέων του δημόσιου τομέα και πολιτών και επιχειρήσεων.

Με το έγγραφο υπενθυμίζεται  η υποχρέωση ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων εκ μέρους των υπηρεσιών εξαιτίας της αυξανόμενης  ανάγκης να  διεκπεραιώνουν  οι  πολίτες  και  οι  επιχειρήσεις  τις υποθέσεις τους και να συναλλάσσονται με τους φορείς του δημόσιου τομέα, εξ αποστάσεως   και   κάνοντας   χρήση   ΤΠΕ.

Συγκεκριμένα

• Οι υπηρεσίες και φορείς του Δημόσιου Τομέα υποχρεούνται να παραλαμβάνουν και να χορηγούν αριθμό πρωτοκόλλου στα εισερχόμενα και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεομοιοτυπίας έγγραφα, όπως και να χορηγούν βεβαίωση καταχώρισης. 
  
• Οσα  εκ των εισερχομένων εγγράφων φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, γίνονται δεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα.
• Οσα έχουν μορφή σαρωμένου  εγγράφου, γίνονται δεκτά και διακινούνται ηλεκτρονικά ως ευκρινή φωτοαντίγραφα.
• Εγγραφα, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που παράγονται με χρήση μέσω της Κεντρικής Διαδικτυακής Πύλης του Ελληνικού Δημοσίου, της  Κεντρικής Διαδικτυακής  Πύλης “ΕΡΜΗΣ” κ.α. γίνονται δεκτά.

Δείτε αναλυτικά την Εγκύκλιο

Α. Π.: 9134 ΕΞ 2020

ΘEMA: «Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων μεταξύ των φορέων του δημόσιου τομέα και πολιτών και επιχειρήσεων».

 Στο  πλαίσιο  της  λήψης  έκτακτων  μέτρων  για  την  προστασία  της δημόσιας  υγείας  από  τη  διασπορά  της  πανδημίας  του  κορωνοϊού  COVID-19, ιδίως  με  την  εφαρμογή  της  εκ  περιτροπής  εργασίας  και  της  τηλεργασίας  του προσωπικού  των  φορέων  του  δημόσιου  τομέα,  αλλά  και  λόγω  της  ολοένα αυξανόμενης  ανάγκης  να  διεκπεραιώνουν  οι  πολίτες  και  οι  επιχειρήσεις  τις υποθέσεις τους και να συναλλάσσονται με τους φορείς του δημόσιου τομέα, εξ αποστάσεως   και   κάνοντας   χρήση   ΤΠΕ,   κρίνεται   καθόλα   αναγκαίο   να υπενθυμίσουμε     την     υποχρέωση     ηλεκτρονικής     διακίνησης     εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων μεταξύ των φορέων του δημόσιου τομέα και των πολιτών και των επιχειρήσεων, προκειμένου να καταστεί εφικτός ο στόχος της επικοινωνίας,   όπου   αυτή   απαιτείται,   χωρίς   αυτοπρόσωπη   παρουσία   του ενδιαφερομένου.

 Ειδικότερα επισημαίνονται τα ακόλουθα:

Όλες οι υπηρεσίες και φορείς του Δημόσιου και ευρύτερου Δημόσιου1 Τομέα υποχρεούνται να παραλαμβάνουν και να χορηγούν αριθμό πρωτοκόλλου στα εισερχόμενα και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεομοιοτυπίας

1  Με  την  παρ.  1  του  άρθρου  7  του  ν.  4325/2015  (ΦΕΚ  Α΄  47)  προστέθηκε  στο  άρθρο  1  του  ν. 2690/1999  (Α΄  45)  «Κώδικας  Διοικητικής  Διαδικασίας»  δεύτερο  εδάφιο  ως  εξής:  «Ειδικά  οι διατάξεις των άρθρων 4 έως 7 και του άρθρου 12  του παρόντος εφαρμόζονται αναλόγως στα νομικά  πρόσωπα  ιδιωτικού  δικαίου  (Ν.Π.Ι.Δ.)  που  ανήκουν  στο  κράτος  ή  επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου  προϋπολογισμού  τους,  στα  Ν.Π.Ι.Δ.  και  τις  Δημόσιες  Επιχειρήσεις  και  Οργανισμούς (ΔΕΚΟ)   του   Κεφαλαίου   Α΄   του   Ν.3429/2005,   καθώς   και   στα   νομικά   πρόσωπα   και   τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α, εντός ή εκτός της Γενικής Κυβέρνησης.»

έγγραφα, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στα άρθρα 12 του ν. 2690/1999 (ΦΕΚ Α΄ 45): «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας».

Κατά τα οριζόμενα στο εν λόγω άρθρο, οι ανωτέρω φορείς και υπηρεσίες υποχρεούνται να πρωτοκολλούν τα έγγραφα που περιέρχονται σε αυτούς και να χορηγούν βεβαίωση καταχώρισης.

Όλα τα έγγραφα που εισέρχονται στον φορέα/υπηρεσία με οποιοδήποτε τρόπο (με αυτοπρόσωπη κατάθεση από τον ενδιαφερόμενο ή εκπρόσωπο του, μέσω ταχυδρομείου, μέσω τηλεομοιοτυπίας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), καταχωρίζονται αυθημερόν στο πρωτόκολλο2 και παίρνουν έναν αύξοντα αριθμό, ο οποίος μαζί με την ημερομηνία εισόδου, το θέμα, τον αριθμό των στοιχείων που το συνοδεύουν και το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται αποτελούν την ταυτότητα του εγγράφου.

Όσα     εκ     των     εισερχομένων     εγγράφων     φέρουν     «εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή»3, γίνονται δεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, καθόσον  η  ως  άνω  «εγκεκριμένη  ηλεκτρονική  υπογραφή»  έχει  νομική  ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη (παρ. 2 του άρθρου 25  του Κανονισμού ΕΕ 910/2014 – eIDAS).

Επίσης,  όσα   έχουν  μορφή  σαρωμένου  εγγράφου,  γίνονται  δεκτά  και διακινούνται ηλεκτρονικά   ως ευκρινή φωτοαντίγραφα,  καθώς με τις διατάξεις της  παρ.  2.  του  άρθρου  1  του  ν.  4250/2014  (ΦΕΚ  Α΄   74)  καταργήθηκε  η επικύρωση  αντιγράφων  εγγράφων  και  η  Διοίκηση  αποδέχεται  υποχρεωτικά  τα απλά  ευκρινή  φωτοαντίγραφα  από  το  πρωτότυπο,  ή  το  ακριβές  αντίγραφο αυτού,  κατά τη διεκπεραίωση των υποθέσεων των ενδιαφερομένων.

Συναφώς, υπενθυμίζονται οι διατάξεις του άρθρου 13 του ν. 4325/2015

«Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων Δημοσίου – Ασφάλεια πληροφορικών συστημάτων Δημοσίου» (ΦΕΚ Α΄ 47), με τις οποίες:

• κατέστη υποχρεωτική η ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων που εκδίδουν, ή διαχειρίζονται οι φορείς του δημόσιου τομέα, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, χρησιμοποιώντας, ιδίως, ως μέσο διακίνησης το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και
• κατέστη υποχρεωτική η ηλεκτρονική επικοινωνία των φορέων του δημόσιου τομέα με πολίτες και επιχειρήσεις, καθώς η αρχική διατύπωση με τη χρήση του ρήματος «μπορεί» στη διάταξη της παρ. 1 του

2  Τα αναφερόμενα ισχύουν τόσο για την περίπτωση που οι φορείς τηρούν έντυπο/χειρόγραφο πρωτόκολλο όσο και για την περίπτωση που τηρείται ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, σύμφωνα και με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 16 «Τήρηση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου» του ν. 3979/2011 (ΦΕΚ Α΄ 138).

3  Άλλως «ψηφιακή υπογραφή» σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 του ΠΔ 150/2001, (ΦΕΚ Α’  125)  και  πριν  την  κατάργηση  της  Οδηγίας  99/93  ΕΚ  από  τον  Κανονισμό  (ΕΕ)  910/2014  του Ευρωπαϊκού  Κοινοβουλίου  και  του  Συμβουλίου  της  23-7-2014,  σχετικά  με  την  «ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης για τις ηλεκτρονικές συναλλαγές στην εσωτερική αγορά και την κατάργηση της οδηγίας 1999/93/ΕΚ» (eIDAS). Με τις διατάξεις του εν λόγω Κανονισμού επικράτησε ο όρος «εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή αντί του όρου «ψηφιακή υπογραφή».

άρθρου  21    του  ν.  3979/2011,  που  προέβλεπε  ως  δυνητική  τη  χρήση ηλεκτρονικού τρόπου επικοινωνίας ακόμη και στην περίπτωση που αυτός είχε ζητηθεί από πολίτες και επιχειρήσεις, αντικαταστάθηκε από το ρήμα

«οφείλει» με το άρθρο 13 παρ.2 Ν.4325/2015, ΦΕΚ Α 47/11.5.2015, εφόσον οι ενδιαφερόμενοι έχουν υποβάλει σχετικό αίτημα ή έχουν δώσει τη ρητή συγκατάθεσή τους για ηλεκτρονική επικοινωνία με το Δημόσιο.

Η αίτηση και η παροχή της συγκατάθεσης, καθώς και η ανάκλησή της μπορούν να διαβιβάζονται    και    με    ηλεκτρονικό    τρόπο,    εφόσον    τηρούνται    οι προϋποθέσεις     της     ταυτοποίησης     και     επιβεβαίωσης     ταυτότητας (αυθεντικοποίησης).

Περαιτέρω και δεδομένων των συνθηκών που έχουν διαμορφωθεί με τη διαρκή λήψη μέτρων ανάσχεσης της εξάπλωσης της νόσου COVID-19, κρίνεται σκόπιμο    να    υπενθυμιστεί    το    θεσμικό    πλαίσιο    που    διέπει  την  παροχή ηλεκτρονικών  υπηρεσιών  και  να  ενθαρρυνθούν  οι  ενδιαφερόμενοι  πολίτες  και επιχειρήσεις στη χρήση των εν λόγω υπηρεσιών.

Ειδικότερα επισημαίνονται τα ακόλουθα:

Με την παρ. 2 του άρθρου 13 του ν. 4325/2015 (ΦΕΚ Α΄ 47), ορίστηκε ότι:   «Έγγραφα,   πιστοποιητικά   και   βεβαιώσεις   που   παράγονται   με   χρήση Τεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), ιδίως μέσω της Κεντρικής Διαδικτυακής Πύλης του Ελληνικού Δημοσίου, γίνονται δεκτά από τους φορείς του  δημόσιου  τομέα  του  άρθρου  3  του  Ν.  3979/2011  για  την  διεκπεραίωση υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων.».

Με  τις  ανωτέρω  ρυθμίσεις  απλουστεύθηκε  η  διαδικασία  έκδοσης  και υποβολής   δικαιολογητικών,   όπου   απαιτείται,   καθώς   πλέον   οι   φορείς   του δημόσιου τομέα του άρθρου 3 του ν. 3979/2011 (ΦΕΚ Α΄ 138), υποχρεούνται να λαμβάνουν υπόψη και να κάνουν δεκτά, έγγραφα, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που  παράγονται  με  τη  χρήση  Τεχνολογίας  Πληροφορικής  και  Επικοινωνιών (ΤΠΕ),  ιδίως  μέσω  της  Κεντρικής  Διαδικτυακής  Πύλης  «ΕΡΜΗΣ»,  στη  μορφή που αυτά εκδίδονται.

Συναφώς υπενθυμίζεται ότι με τις διατάξεις του άρθρου 52 του ν.

4635/2019  (ΦΕΚ  Α΄  167)  θεσπίστηκε  η «Ενιαία  Ψηφιακή  Πύλη  της  Δημόσιας Διοίκησης»   με   διεύθυνση   (gov.gr)   που   θα   αποτελέσει   το   κεντρικό   σημείο παροχής  ψηφιακών  υπηρεσιών,  παρέχοντας  Μητρώο  Ψηφιακών  Υπηρεσιών, ενώ  όλως  προσφάτως  με  τα  άρθρα  εικοστό  τέταρτο  έως  εικοστό  όγδοο  της Πράξης Νομοθετικού Περιεχομένου της 20.03.2020 (ΦΕΚ Α΄68), προβλέφθηκε η δυνατότητα  υποβολής  με  ηλεκτρονικό  τρόπο  και  μέσω  αυθεντικοποίησης  με κωδικούς  taxisnet  της  αίτησης,  της  υπεύθυνης  δήλωσης  (e-Dilosi)  και  της εξουσιοδότησης (e-Exousiodotisi).

Για  τα  ανωτέρω,  σχετικές  είναι  η με  αριθ.  πρωτ.  7334ΕΞ/23-03-2020 (ΑΔΑ:   Ψ1ΛΨ46ΜΤΛΠ-ΩΗΗ)   και   θέμα:

«Μητρώο   Ψηφιακών   Υπηρεσιών   – Ενέργειες  για  την  έναρξη  λειτουργίας  της  Ενιαίας  Ψηφιακής  Πύλης  Δημόσιας Διοίκησης    (gov.gr)» 

καθώς    και η    με    αριθ.    πρωτ.    7335/23-3-2020    ΑΔΑ: Ω7ΖΨ46ΜΤΛΠ-ΡΥΦ)   και   θέμα:

«Επείγουσες   οδηγίες   για   τη   εφαρμογή   των ψηφιακών  υπηρεσιών  ηλεκτρονικής  υπεύθυνης  δήλωσης  και  εξουσιοδότησης  στην Ενιαία  Ψηφιακή  Πύλη  της  Δημόσιας  Διοίκησης  (gov.gr)»  εγκύκλιες  οδηγίες  του Υπουργού Επικρατείας και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Κατόπιν των προαναφερθέντων, παρακαλούμε για την πιστή εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας και τη συνδρομή όλων στη γενικότερη προσπάθεια που καταβάλλεται για την επίσπευση του διοικητικού έργου και τη μείωση των διοικητικών επιβαρύνσεων για πολίτες και επιχειρήσεις εν μέσω μιας ιδιαίτερα δύσκολης για τη χώρα μας συγκυρίας.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Οι  Διευθύνσεις  Διοίκησης  των  Αποκεντρωμένων  Διοικήσεων  της Χώρας  παρακαλούνται  να  γνωστοποιήσουν  την  εγκύκλιο  αυτή  στους  ΟΤΑ  α΄ και  β΄  βαθμού  της  αρμοδιότητάς  τους  και  αυτοί,  εν  συνεχεία,  σε  όλους  τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν, ήτοι τα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α, εντός ή εκτός της Γενικής Κυβέρνησης,  ως  φορείς  που  εμπίπτουν  στις  διατάξεις  του  άρθρου  12  του  ν. 2690/1999.

Η Δ/νση Προϋπολογισμού Γενικής Κυβέρνησης, Τμήμα   Θ΄ – ΔΕΚΟ Ν.Π.Ι.Δ.  &  Λοιπών  Φορέων  της  Γενικής  Κυβέρνησης  του  Υπουργείου Οικονομικών,  παρακαλείται  να  γνωστοποιήσει  άμεσα  την  παρούσα  σε  όλα Ν.Π.Ι.Δ. και τις Δημόσιες Επιχειρήσεις και Οργανισμούς (ΔΕΚΟ) του Κεφαλαίου Α΄ του Ν. 3429/2005, εντός και εκτός των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης, ως φορείς που εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 12 του ν. 2690/1999.

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

 ΛΕΩΝΙΔΑΣ ΧΡΙΣΤΟΠΟΥΛΟΣ

Δείτε ακόμη

Ηλεκτρονικές αιτήσεις ΚΕΠ-Εγγραφα Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης: Νόμος 4683/2020

Εκδοση πιστοποιητικών ηλεκτρονικά: Εντοπιότητας, Οικογενειακής κατάστασης, Γέννησης

Eξουσιοδότηση και Υπεύθυνη Δήλωση στο gov.gr | Οδηγίες

Οδηγός άυλης συνταγογράφησης: Βήμα – βήμα με κείμενο και εικόνες

Εκδοση Βεβαίωσης Κίνησης εργασίας: Μέσω του apografi.gov.gr-Οδηγίες από ΥΠΑΙΘ

Πρόγραμμα τηλεκατάρτισης 600 ευρώ: Αιτήσεις έως 20 Απριλίου | Ενημέρωση

Παρακαλούμε μην παραλείπετε να αναφέρετε το especial.gr ως πηγή, με ενεργό link προς τη διεύθυνση https://www.especial.gr/hlektroniki-diakinisi-eggrafwn-upoxrewseis-dhmosiwn-uphresiwn-eggrafa-dekta-me-mail-fax/ όταν αναδημοσιεύετε το περιεχόμενό μας.